#10: Učinite vaše mailove efektnijim
Elektronska pošta je postala veoma zastupljen način komunikacije. Navodimo neke predloge kako da vaše poruke budu efektnije i imaju veći uticaj na ljude kojima ih šaljete:
Obratite pažnju koga stavljate u to:, cc:, i bcc:
to: odnosi se na one koji treba da pročitaju i odgovore na mail
cc: odnosi se na one koji treba da pročitaju ali ne i da odgovore na mail
bcc: odnosi se na one koji treba da pročitaju mail, međutim osobe koje se nalaze u cc: ne treba da znaju da je mail poslat osobama koje se nalaze u bcc:
Poruke treba da budu kratke i "u centar"
Odmah reći o čemu se radi u prvih nekoliko rečenica a onda navesti dodatna razjašnjenja ukoliko je potrebno.
Nemojte razmatrati više tema u istom mail-u
Ukoliko postoji više stvari o kojima želite da komunicirate, svaku stvar razmotrite u pojedinačnoj poruci. Na ovaj način povećavate verovatnoću da će sve biti pročitano i razmotreno od strane osoba na koje se poruke odnose. Problem sa dugim porukama je što rizikujete da osoba koja treba da je pročita izgubi strpljenje i ne pročita sve do kraja.
Odgovorite na poruku na vreme
Ovde važi pravilo da se ponašate prema drugima onako kako želite da se drugi ponašaju prema vama. Znači, kao što želite da vama neko odgovori na poruku u rayumnom roku, tako i vi što je pre moguće odgovorite drugima.
Pazite na način obraćanja
Kada komunicirate porukama onda ne postoji faktor "živog razgovora" gde je moguće eventualne nejasnoće odmah iskorigovati. S obzirom na ovo, obratite pažnju kako se obraćate nekome, kojim tonom i da li bilo šta što ste rekli može biti pogrešno protumačeno.
Ne koristite email za kritikovanje nekoga
Ukoliko je potrebno kritikovati nekoga, učinite to u razgovoru a ne porukom. Takođe, nikada ne kritikujte treću stranu koja nije uključena u konverzaciju.
Ne odgovarajte u ljutnji
Uvek razmislite pre nego što u ljutnji odgovorite nekome na poruku. Bolje je sačekati i onda kada se smirite odgovorite. Dobar trik u ovom slučaju jeste da napišete poruku onako kako se osećate u tom trenutku a onda je obrišete, pazite samo da umesto brisanja ne pritisnete dugme za slanje.
Pazite da li treba da koristite replay to all
Kada odgovarate na poruku razmislite da li svi koji su uključeni u konverzaciju treba da pročitaju vaš odgovor. Često je vaš odgovor važan samo onome ko vam je poslao poruku a ne onima koje je stavio u cc:.
Uključite u konverzaciju sve kojih se tiče poruka
Obratite pažnju da ne izostavite iz konverzacije nekog na koga poruka može na bilo koji način uticati ili od koga se očekuje neka akcija.
Ne koristite high priority previše
Kao u priči o pastiru i vuku, kada pastiru niko nije verovao kada se stvarno pojavio vuk, tako vama niko neće verovati da nešto ima visoki prioritet ukoliko ovu oznaku često koristite.
Ne pišite sva velika slova u sredini rečenice
Korišćenje velikih slova za pisanje reči u rečenici može se protumačiti kao da vičete na nekoga, odnosno može ostaviti takav utisak na onoga ko čita vašu poruku.
Ne koristite poslovni mail za privatne svrhe
Danas postoji veliki broj besplatnih mail servisa koji omogućavaju da se na jednostavan način otvori mail koji će služiti za vašu ličnu upotrebu. Poslovni mail je vlasništvo firme za koju radite i nije u redu koristiti ga za privatne svrhe.
Koristite potpis u porukama koje šaljete
Potpis je nešto što može da se podesi u skoro svakom klijentu elektronske pošte koji koristite. Ovde upišite vaše ima i prezime, naziv firme u kojoj radite, adresu, internet stranicu firme kao i vašu mail adresu i funkciju koju imate u firmi.
Proverite tekst
Pročitajte poruku pre nego što je pošaljete kako bi se uverili da nema slovnih i gramatičkih grešaka. Ostavlja utisak nemarnosti kod čitaoca poruke ukoliko imate ovakve vrste grešaka.
Pročitajte mail pre nego što ga pošaljete
Nekada, ukoliko pišete dužu poruku možete prevideti neke stvari koje ste želeli da napišete . Zato je važno svaku poruku detaljno pročitati pre nego što je pošaljete.
Besplatan projekat izvedenog stanja
2BI inženjeri će uraditi besplatan projekat izvedenog stanja za zainteresovane kompanije.