#31: Kako da bolje upravljate elektronskom poštom
Da bi izbegli ovakve situacije, preporučujemo sledeći način rada:
1) Ne proveravajte elektronsku poštu pre 10:00 ujutru
Ovo pravilo naravno ne važi ukoliko vam je posao takav da većinu vremena morate odgovarati na elektronsku poštu. Međutim, ukoliko to nije slučaj, dobro je ne proveravati poštu prva 2 sata rada, a pogotovu to ne treba da bude prva stvar koju će te uraditi kada dođete na posao. Većina poruka koje vam stugne u sanduče je takva da neko traži nešto od vas i ukoliko radni dan započnete sa čitanjem poruka, ulazite u reaktivni način razmišljanja i produktivnost se smanjuje. Dakle, počnite dan sa stvarima koje vi mislite da treba da završite i tek nakon toga pritupite čitanju pošte.
2) Ispraznite sanduče svaki dan
Ovo ne znači da treba da odgovorite na svaku poruku, već da treba da procesuirate svaku poruku na način koji ćemo objasniti u nastavku. Ali ovo morate da radite svaki dan, i cilj treba da vam bude da kada završite radni dan, vaše sanduče bude prazno.
3) Pročitajte svaku poruku samo jednom i odmah napravite sledeći korak
Kada pročitate neku poruku, treba sebi da postavite sledeće pitanje: Da li ova poruka zahteva da se nešto uradi?
Ukoliko je odgovor DA, imate 3 opcije:
a) Odmah uradite to što se od vas traži
Ovde treba poštovati jedno od zlatnih pravila produktivnosti koje je uveo Dejvid Alen u svojoj sjajnoj knjizi "Ključ za uspeh" a to je da ukoliko nešto možete da uradite za manje od 2 minuta, treba da ga uradite odmah.
b) Delegirajte nekom drugom da uradi traženo
Ukoliko postoji osoba koja može traženi zadatak da uradi bolje od vas, delegirajte zadatak toj osobi.
c) Stavite novu stavku u spisak zadataka koji treba da obavite kasnije
Ako smatrate da ste vi najbolja osoba za obavljanje zadatka, a ne možete ga uraditi za manje od 2 minuta, zabeležite zadatak u spisak zadataka koji planirate da obavite kasnije.
Ukoliko je odgovor NE, imate 2 opcije:
a) Obrišite poruku
Ukoliko smatrate da poruka nema nikakvu vrednost za vas, obriši te je.
b) Smestite je u neki referentni folder
Možda sadržaj nekog newsletter-a želite da pročitate kasnije i slično. Smestite kopiju teksta poruke ili celu poruku u neki folder namenjen za ovakve svrhe.
4) Koristite pravila za automatsko smeštanje pristigle pošte u određene foldere
Većina klijenata elektronske pošte ima mogućnost podešavanja određenih pravila za poštu koja stiže. Tako recimo, možete podesiti da se svaki newsletter koji svakako želite da pročitate kasnije automatski smešta u poseban folder namenjen za ovakve svrhe. Takođe, možete napraviti pravilo da se sva pošta gde ste vi u polju cc: smešta u poseban folder, jer samim tim što ste u cc: znači da je poruka, barem u prvom trenutku nižeg prioriteta za čitanje.
Pokušajte da primenite tehniku koju smo upravo objasnili i vidite da li vam pomaže.
Pitanje za vas: Šta vi radite da bi bolje upravljali vašom elektronskom poštom? Komentare možete ostaviti na našoj Facebook stranici facebook.com/itpodrska.
Besplatan projekat izvedenog stanja
2BI inženjeri će uraditi besplatan projekat izvedenog stanja za zainteresovane kompanije.