#36: Kako koristiti šablone za efikasnije odgovaranje na elektronsku poštu

Svakog dana dobijate veliki broj poruka elektronske pošte i verovatno imate problem da odgovorite na sve njih u zahtevanom roku. Jedan od načina da budete efikasniji u ovome, jeste da prepoznate slične upite koje dobijate, i smislite odgovarajuće odgovor koji ćete slati u takvim situacijama. Većina najčešće korišćenih programa za elektronsku poštu ima opciju korišćenja potpisa u okviru kojih se navedu najvažnije informacije o vama, kao što su ime, prezime, kontakt telefon, logo fime i slično. Na našem blogu smo već pisali o tome koliko su ovi potpisi važni.


Međutim, ukoliko tokom dana dobijte veliki broj različitih upita, koji zahtevaju od vas sličan odgovor, potpis elektronske pošte možete iskoristiti da prethodno pripremite 80-90% ovog odgovora i onda ga samo malo personalizujete i pošaljete onome kome je namenjen. Ovo ne moraju biti samo upiti, već i neke situacije kao što su održani sastanci ili odlazak na odmor.

Dakle, predlažemo da uradite sledeće:

  1. Uočite sve različite upite ili situacije koje zahtevaju manje/više sličan odgovor od vas
  2. Napišite odgovor za svaku od tih situacija
  3. Stavite odgovor kao jedan od potpisa u programu koji koristite za elektrosnku poštu

U nastavku vam navodim primer jednog ovakvog potpisa koji ja koristim kada želim da pošaljem osnovne informacije o našoj firmi potencijalnom klijentu:

Poštovani,

Hvala Vam na izdvojenom vremenu za čitanje ovog pisma. Bićemo vrlo kratki i pokušaćemo vam dati vrijedne informacije.

Mi smo kompanija iz Crne Gore koja pomaže drugim kompanijama da maksimalno iskoriste postojeće IT resurse, te pravilno planiraju nabavku i ulažu u IT opremu a sve u cilju boljeg obavljanja svakodnevnih zadataka.

Sigurni smo da postoje trenuci kada biste vrednovali pouzdanu, profesionalnu i prijateljsku podršku za IT tehnologije.

Naš IT Help Desk je na raspolaganju našim klijentima kao prvi nivo podrške, drugi nivo podrške se odnosi na inženjere na terenu i na kraju imamo visoko obrazovane stručnjake koji rade na složenim IT rješenjima.

Naši proizvodi, usluge i stručni tim će sigurno poboljšati Vaše IT okruženje, i pomoći Vam u upravljanju procesima.

Predlažemo održavanje kratkog sastanka na kome bi razgovarali o vašim potrebama vezano za IT i načinima na kojima vam možemo pomoći.

Ukoliko želite saznati više informacija o našem preduzeću, molimo Vas da posjetite naš sajt.

Očekujemo Vaš odgovor.

Pitanje za vas: Da li vi koristite neku vrstu šablona kako bi lakše uspevali da odgovorite na svu pristiglu poštu? Komentare možete ostaviti na našoj Facebook stranici facebook.com/itpodrska.


Prijavite se kako bi dobijali naš blog elektronskom poštom.

Saznajte više >>>

Besplatan projekat izvedenog stanja

2BI inženjeri će uraditi besplatan projekat izvedenog stanja za zainteresovane kompanije.