2BI

• Naslovna
• 2BI Kompanija
• Termotehnika
• Alati
• Edukacija
• Blog
• Reference

< Blog

< #1-#10

#4: Kako organizovano i bezbedno čuvati dokumenta na računaru?

Koliko puta vam se do sada desilo da ne možete da pronađete dokument na računaru koji ste napravili pre izvesnog vremena? Jedan od najjednostavnijih načina da povecate produktivnost obavljanja svakodnevnih zadataka jeste da napravite dobar sistem za čuvanje dokumenata. Ovo se često uzima zdravo za gotovo, i mnogi ne razmišljalju o tome koliko bi sebi olakšali posao ako bi dokumenta čuvali u folderima koji se lako pretražuju i lako su dostupni.

Ukratko:

• Jednostavno je organizovano i bezbedno čuvati dokumenta ukoliko se uvek pridržavate određenih pravila
• Tekst se odnosi na čuvanje poslovnih dokumenata, ali se isti princip može primeniti i na lična dokumenta
• Možda ključno pravilo je dobro razmisliti pre nego sto se odlučite gde ćete snimiti dokument

Smernice:

Podelite hard disk na dva dela (dve particije)

Jedna particija je "sistemska" na kojoj se instalira operativni sistem i ostali programi, a druga je "za podatke" odnosno na njoj treba čuvati sva dokumenta. Ukoliko ovo uvek poštujete, u mnogome ćete olakšati proces reinstalacije operativnog sistema, smanjiti mogućnost nestanka dokumenata u slučaja otkaza hard diska, i osloboditi dovoljno prostora na tzv "sistemskoj" particiji za efikasan rad operativnog sistema.

Ne čuvajte dokumenta na desktopu

Sve što snimite na desktopu je u stvari snimljeno na "sistemskoj" particiji. Desktop treba da ima vašu "korpu za otpatke", nekoliko skraćenica i to je sve.

Odredite najmanji moguci broj foldera

Većina novih dokumenata se mogu snimiti u nekom od foldera koji ste već napravili, ukoliko ste inicijalno dobro osmislili ove foldere. Postojeće foldere možete podeliti u subfoldere koji će dodatno olakšati pretragu.

Odvojite dokumenta na kojima radite u poslednje vreme od onih koja su vezana za posao koji je završen

Periodično, recimo svakih mesec dana, premestite dokumenta koja su vezana za posao koji je završen u neku vrstu arhive koja moze biti na istom racunaru, ali jos bolje ukoliko je na nekom drugom mestu kao sto je server, eksterni hard disk ili slično pri čemu naravno uvek moraju postojati rezervne kopije svega toga.

Dobro osmislite sistem davanja imena dokumentima

Da bi lakše pronalazili dokumenta, dajte im imena koja su vezana za sadržaj dokumenta kao što su izveštaj, faktura, plan,...Takođe, možete uvesti označavanje verzija dokumenata što će vam kasnije olakšati da pronađete finalni dokument.

Uvek razmišljajte u okviru hijerarhije foldera koju ste već postavili

Dakle, kada god želite da snimite novi dokument razmišljajte u okviru kojih postojećih foldera, ili subfoldera se može smestiti.