#48: Kako da napravite dobar automatski odgovor za elektronsku poštu dok ste na odmoru
S obzirom da je početak avgusta vreme kada većina ljudi odlazi na odmore, sve više u naše sanduče stižu automatski generisane poruke u kojima nas obaveštavaju ljudi koje kontaktiramo da se trenutno nalaze na odmoru, te da će imati ograničen pristup svojoj pošti i da možemo kontaktirati nekog drugog ako nam nešto treba dok su oni odsutni.
Poruke su uglavnom slične jedna drugoj i najčešće izgledaju ovako:
Poštovani,
Biću odsutan iz kancelarije od [datuma odlaska] do [datuma povratka] i imaću ograničen pristup mail-u. Molim vas da u ovom periodu kontaktirate mog kolegu [Ime i Prezime] na mail [ime.prezime@firma.me] ili pozovete broj telefona [fiksni ili mobilni broj]
Srdačan pozdrav,...
Smatramo da ovakve poruke nisu dobre iz sledećih razloga:
- Ako neko kaže da će imati ograničen pristup mail-u, da li to znači da će moći nešto da uradi povodom poruke koju sam poslao, ili će je možda samo pročitati, ili ni to?
- Zbog čega ja moram da kontaktiram nekog drugog u toj firmi, odnosno zašto se poruka automatski ne prosledi nekom drugom i taj neko mi ne pomogne?
Smatramo da treba znatno ozbiljnije pristupiti ovoj situaciji i učiniti sve kako bi potpuno opušteno otišli na odmor a u isto vreme omogućili svima koji traže neku pomoć od vas da je na neki način i dobiju. Predlažemo sledeće korake:
- Napraviti automatsko prosledjivanje svih poruka koje vam stignu, na adresu vašeg kolege koji će preuzeti vaše obaveze dok ste na odmoru.
- Dogovorite se sa kolegom na koji će način procesuirati pristigle poruke tako da svako ko želi da vas kontaktira može dobiti sve potrebne informacije kao da ste vi tu.
- Napravite automatski odgovor u kome će te jasno objasniti šta se dešava dok ste na odmoru.
Poštovani,
Biću odsutan iz kancelarije od datuma odlaska do datuma povratka i za to vreme NEĆU IMATI PRISTUP nalogu elektronske pošte. Sve vaše poruke biće prosleđene kolegi [Ime i prezime] tako da će vam on pomoći u najkraćem mogućem roku. Ukoliko želite možete ga kontaktirati na ime.prezime@firma.me ili na broj telefona [fiksni ili mobilni broj].
Srdačan pozdrav,...
- Uklonite aplikaciju za elektronsku poštu na svom pametnom telefonu
Ukoliko ste zaista spremni da se potpuno isključite dok ste na odmoru, onda razmislite i o ovom dodatnom koraku:
Ovakva poruka vam omogućava da se lakše isključite dok ste na odmoru i zaista uživate.
Pitanje za vas: Da li i vi pravite automatske odgovore dok ste na odmoru i kako ih koncipirate? Komentare možete ostaviti na našoj Facebook stranici facebook.com/itpodrska.
Besplatan projekat izvedenog stanja
2BI inženjeri će uraditi besplatan projekat izvedenog stanja za zainteresovane kompanije.