#51: Kako da smanjite potrošnju papira u kancelariji
Na kraju potpisa u elektronskoj poštu koju primamo, često možemo da pročitamo poruke koje nam sugerišu da ne treba da štampamo dokument ukoliko to zaista nije neophodno. Nažalost, u većini slučajeva ovakve poruke se nalaze u potpisu zato što je to moderno i lepo izgleda, a manje oslikavaju stvarnu svest pošiljaoca da treba čuvati okruženje u kome živimo.
Ideja da vaša kancelarija funkcioniše u potpunosti bez papira nije moguća u ovom trenutku. Međutim, ono što svakako možete da uradite jeste da počnete da razmišljate na koji način možete smanjiti količinu papira koju trošite kako bi obavili određene zadatke. Predlažemo da ramotrite sledeće načine od kojih neki zahtevaju određena inicijalna ulaganja, ali dugoročno donose uštedu i doprinose očuvanju okruženja u kome živimo:
1) Nabavite štampač sa dvostranom štampom
Ovakvi štampači su mnogo dostupniji nego ranije, i uvek ih preporučujemo našim klijentima kada razmišljaju o nabavci novog štampača. Imaju oznaku D na kraju naziva, pa ih tako možete prepoznati. Kada nabavite ovakav štampač, treba da podesite dvostruku štampu kao podrazumevanu opciju i sebe da naviknete da sve što je potrebno štampate dvostrano. Izuzetak za ovo može biti samo tenderska dokumentacija koju nekada morate štampati jednostrano.
2) Smanjite broj štampača u kancelariji
Često imamo situaciju da firme imaju po jedan štampač na jednog ili dvoje zaposlenih koji se nalaze na radnom stolu na dohvat ruke. Ovakva situacija će učiniti da se zaposleni lakše odluči na štampu, za stvari koje mu možda i nisu potrebne. Zbog ovoga mi preporučujemo da se ide principom minimalno potrebnog broja štampača za radni prosotor. Ukoliko zaposleni treba da ustane sa svog radnog mesta da bi uzeo papire koje je upravo odštampao, veća je verovatnoća da će bolje razmisliti da li zaista treba da ih štampa.
3) Pokušajte da koristite obe strane papira kada god je moguće
Ako i pored ovih već navedih predloga štamapate velike količine papaira, odvojite mesto gde bi čuvali papire koji su ispisani ili odštampani samo sa jedne strane, a čiji vam sadržaj više nije potreban. Koristite ih kada štampate radne verzije dokumenata ili ukoliko vam je potrebno da nešto privremeno odštampate za sastanak sa kolegom.
4) Nabavite drugi monitor
Možda vam se ovo čini potpuno nepotrebnim, ali raznislite o tome koliko puta ste odštampali neki dokument jer vam je bilo potrebno da uzmete neke podatke sa njega, za drugi dokument na kome radite. Ovo se obično desi zato što vam je nezgodno da na jednom monitoru gledate 2 dokumenta u isto vreme. Dva monitora će ovakvu stvar učiniti lakšom i nećete imati potrebu za štampom.
5) Koristite projektor za sastanke
Kada sastanku prisustvuje više ljudi, mnogo je efikasnije upotrebiti projektor i na zidu prikazati dokument o kome se diskutuje, nego odštampati kopije za sve prisutne na sastanku.
6) Skenirajte dokumenta i distribuirajte ih elektronski
Stvorite naviku da sva dokumenta koja pristignu u štampanoj formi skenirate i distribuirate ih u elektronskoj formi onima kojima su potrebna. Na ovaj način će te smanjiti količinu potrošenog papira, a u isto vreme će te formirati elektronsku arhiva koja olakšava pretragu dokumenata kasnije.
7) Napravite radikalnu poruku u potpisu elektronske pošte
Poruke o kojima smo pričali na početku su pretežno romantičnog izgleda i sastoje se od teksta zelene boje koji je praćen slikom lista. Predlažemo da slika koja prati poruku bude na neki način radikalnija, kako bi onaj ko je čita zaista razmislio o ovoj temi. Umesto lista, postavite sliku odsečenog stabla ili nečeg sličnog.
Pitanje za vas: Da li imate neki predlog za smanjenje potrošnje papira u kancelariji i ako imate koji je to? Komentare možete ostaviti na našoj Facebook stranici facebook.com/itpodrska.
Besplatan projekat izvedenog stanja
2BI inženjeri će uraditi besplatan projekat izvedenog stanja za zainteresovane kompanije.