#61: 21 predlog za pisanje efektnijih poruka elektronske pošte
Veoma zastupljen način komunikacije u poslovnom svetu danas jeste slanje poruka elektronske pošte. Zapitajte se samo koliko puta tokom dana čujete:" Pošalji mi to na mail molim te".
U nastavku želimo da vam predložimo kako da vaše poruke budu efektnije i samim tim vam omoguće da dobijete ono što želite:
1) Adresu primaoca upišite na kraju
Koliko puta vam se desilo da kliknete dugme "pošalji" i da se tek nakon toga setite da još nešto treba da dopišete ili da proverite da li ste sve dobro napisali? Znam da se meni ovo desilo mnogo puta. Zbog toga, prvo napišite sadržaj poruke, i tek kada ste potpuno sigurni da je sve u redu upišite adresu primaoca i pošaljite. Na ovaj način se značajno smanjuje verovatnoća da ćete slučajno kliknuti na dugme pošalji i zažaliti nakon toga.
2) Nemojte slati poruke bez bilo kakvog tekstualnog sadržaja
Ukoliko treba da pošaljete neki dokument elektronskom poštom, bićete u iskušenju da ga samo stavite u prilog i pošaljete bez ikakvog teksta. Ovo se čini kao "brzo" rešenje. Međutim, mnogi će smatrati ovakvu poruku u najmanju ruku neprikladnom, a dešavaće se da se neko i naljuti. Predlažemo da naterate sebe da uvek napišete nekoliko reči onome kome šaljete nešto, bez obzira na to u kolikoj ste žurbi.
3) Koristite reči "Molim" i "Hvala"
Ako treba da se izdvoji najvažniji predlog od svih koje ćemo navesti, onda je to sigurno ovaj. Naučite sebe da uvek komunicirate na način koji je prijatan i kulturan. Jedna od osnovnih stvari je da kada tražite nešto, zamolite za to i da zahvalite na kraju. Ukoliko vam ovo uđe u rutinu, bićete mnogo bolji sagovornik.
4) Pošaljite poruku najmanjem mogućem broju ljudi
Nepisano pravilo kaže da kada napišete poruku i adresirate je na više ljude, manja je verovatnoća da će bilo ko od njih odgovovriti. Dakle, kada god je moguće, poruku šaljite jednoj osobi. Sa tim u vezi pravite razliku između "To" polja i "Cc" polja. "To" polje se odnosi na sve one od kojih očekujete da vam odgovore na poruku a "Cc" polje se odnosi na sve one koji treba da budu obavešteni o sadržaju a od kojih ne očekujete odgovor.
5) Odgovorite na svaku poruku u razumnom vremenskom roku
Nemojte dopustiti da vas neko pozove i pita vas što niste odgovorili na njegovu poruku. Ukoliko niste u mogućnosti odmah da odgovorite jer nemate dovoljno informacija, upravo to i napišite onome ko vam je poslao poruku i obavestite ga da će dobiti informacije kasnije. Ukratko, ukoliko oćekujete da drugi odgovaraju vama ažurno, prvo vi morate da budete ažurni.
6) Pišite poruke koje su kratke i precizne
Pokušajte da u prvih nekoliko rečenica kažete ono što želite. Tek nakon toga, ukoliko mislite da je potrebno, ponudite dodatna razjašnjenja. Često duge poruke mogu biti zamorne i svakako smanjuju verovatnoću, da će onaj kome je poruka namenjena, da je i pročita do kraja.
7) Obratite pažnju na način obraćanja
Kada šaljemo poruku, nemamo mogućnosti da koristimo glas ili pokrete telom kako bi stvorili dodatnu sliku o tome šta želimo da kažemo. Zbog toga moramo biti pažljivi kada se obraćamo drugima da ne bi došlo do nesporazuma i da vas neko ne bi pogrešno shvatio.
8) Nikada nemojte kritikovati nekoga u poruci
Ukoliko je potrebno, kritika uvek treba saopštiti usmeno onome kome je namenjena a ne porukom.
9) Pazite da li treba da odgovorite svima (reply to all)
Dobro pročitajte poruku koju ste dobili i razmislite da li svi koji su uključeni u konveraciju treba da dobiju odgovor od vas. Ukoliko to nije slučaj, pošaljite poruku samo onim koji treba da je pročitaji. Svi mi i onako dobijamo previše poruka tokom dana.
10) Nikada nemojte da "tužite" nekoga u poruci
Prilično neprikladna stvar jeste da nekog kritikujute u poruci a onda u cc: stavite njegovog nadređenog.
11) Ne koristite često opciju high priority
Kao u priči o pastiru i vuku, kada niko nije veroavo pastiru kada je stvarno došao vuk, tako ni vama niko neće veroavti da je vaša poruka veoma važna ukoliko često koristite opciju high priority.
12) Pazite prilikom prosleđivanja poruka
Kada prosledite poruku, sva prethodna konverzacija ostaje u poruci. S obzirom na mnoge stvari koje smo prethodno naveli, prosleđivanje poruke može izazvati brojne nesporazume. Ovo je posebno slučaj ukoliko sadrži 5 ili više prethodnih konverzacija.
13) Ne korisitite sva velika slova za pisanje reči
Kada napišete sva velika slova, ljudi stiču utisak da vičete na njih.
14) Uključite sve osobe u konverzaciju
Svakoga koga spomenete ili koga se poruka tiče, treba da uključite u poruku stvaljanjem u jedan od polja to:, cc:, bcc;
15) Nemojte pisati poruku u ljutnji
Kada god ste ljuti i želite da napišete nekom poruku, naš savet je da to ne uradite. Kasnije ćete biti mnogo zadovoljniji što niste napisali i poslali poruku.
16) Obratite pažnju na pravopis
Svi će primetiti da ste napravili štamparsku grešku. Bez obzira što to može svakome da se desi, ipak na čitaoca poruku može ostaviti loš utisak. Uvek pročitajte nekoliko puta poruku pre nego što je pošaljete, ili još bolje, neka je pročita vaš kolega.
17) Smanjite broj mogućih konverzacija da bi se postigao dogovor
Ukoliko želite da zakažete sastanak, nemojte poslati poruku tipa: "Kada bi vam odgovaralo da se vidimo?". Mnogo je bolje reći:"Predlažem da se vidimo u utorak, ja mogu bilo kada od 10:00 do 14:00. Molim Vas da mi javite koji termin Vam odgovara u ovom periodu, te ako ne možete tada, kada bi Vama odgovaralo." Prva poruka može da dovede do 5 ili 6 konverzacija pre nego što se postigne dogovor, a druga omogućava da se dogovorite odmah nakon dobijanja odgovora na predlog.
18) Smanjite verovatnoću da će vaša poruka završiti u Junk-u
Kada god je moguće, ne šaljite linkove sa Web-a u poruci, jer postoji mogućnost da takva poruka završi u Junk-u primaoca. Kada morate da pošaljet link, dobro je poslati i drugu poruku bez linka gde obaveštavate primaoca da proveri da nije slučajno prethodna poruka otišla u Junk.
19) Ukoliko vam postave pitanja u poruci, odgovorite na njih
Ovo vam može delovati očigledno. Međutim, koliko ste puta do sada poslali poruku sa nekoliko pitanja, a u odgovoru dobili "sastav" gde niste dobili niti jedan konkretan odgovor? Da se ovo ne bi dešavalo, vi morate da dajete primer drugima. Kada dobijete pitanja, odgovorite na svako pitanje konkretno. Možete da probate da odete i korak dalje, te da odgovore na pitanja napišete ispod teksta samog pitanja radi preglednosti.
20) Potpis treba da sadrži sve važne informacije o vama
O potpisu smo već pisali u okviru ovoga bloga.
21) Nemojte koristiti poslovni mail u privatne svrhe
Otvorite svoj privatni e-mail. Besplatno je.
Ukoliko naše predloge smatrate zanimljivim, ovde možete preuzeti spisak predloga u pdf formatu.
Pitanje za vas: Da li vi imate neki predlog kako naše poruke elektronske pošte mogu postati efektnije? Komentare možete ostaviti na našoj Facebook stranici facebook.com/itpodrska.
Besplatan projekat izvedenog stanja
2BI inženjeri će uraditi besplatan projekat izvedenog stanja za zainteresovane kompanije.