Koliko imate nepročitanih poruka u Inboxu trenutno? Da li vam se dešava da zaboravite da odgovorite na neki mail i onda se postidite kada vas upitaju posle nekoliko dana zbog čega niste odgovorili? Znam da su se meni dešavale ovakve stvari stalno, a da je broj nepročitanih poruka u određenim trenucima bio i trocifren...
Mislim da je najveći problem u tome kako prostupamo našem Inbox-u. Prethodno izrečeno će nam se stalno događati ako program za elektronsku poštu koristimo za razne stvari kao što su čuvanje dokumenata koji nam mogu trebati kasnije ili spisak zadataka koje treba da uradimo. Ovakav pristup nije dobar. Inbox treba da bude isto što i fizičko sanduče koje imamo u prizemlju zgrade koje živimo, mesto gde nam stižu stvari koje kasnije procesuiramo i na taj način ga praznimo.
Predlažemo da probate sa taktikom da ispraznite vaš Inbox svaki dan realizovanjem sledećih koraka:
Inicijalno ispraznite Inbox i pripremite se za novi početak.
Ovo je jedini folder koji će vam trebati. Sve poruke ćemo nakon što ih procesuiramo smeštati u ovaj folder.
Uđite u vaš Inbox i odgovorite na sve poruke od prethodnog dana. Pregledajte sve što vam je pristiglo u poslednje vreme i možda odgovorite na još po neku poruku.
Sada označite sve poruke kao pročitane. Ovo uradite tako što ih sve izaberete (ctrl+a) i desnim dugmetom miša kliknete i izaberete opciju Mark all as read. Sada prebacite sve poruke u folder Procesuirane poruke. Ovo radite tako što ih ponovo sve izabrete (ctrl+a) i izaberete opciju Move to i folder Procesuirane poruke.
Čestitamo! Tako izgleda prazan Inbox...
Novi način rada
Sada je vreme za novi način rada. Kada god vam stigne nova poruka u Inbox treba da uradite sledeće:
Suština je u tome da nakon što pročitate poruku, treba da odgovorite na sledeće pitanje: Da li ova poruka zahteva od mene nešto da uradim?
Ako je odgovor Da, postoje 3 opcije:
Ako je odgovor Ne, postoje 2 opcije:
Još je ostalo da poruku prebacite u folder procesuirane poruke.
Pitanje za vas: Kako vi upravljate porukama koje stižu u vaš Inbox? Komentare možete ostaviti na našoj Facebook stranici facebook.com/itpodrska.
2BI inženjeri će uraditi besplatan projekat izvedenog stanja za zainteresovane kompanije.