#49: Kako da koristite šablone da bi bili efikasniji
O upotrebi šablona za efikasnije odgovaranje na elektronsku poštu, već smo pisali na ovim stranicama. Međutim, šablone ne morate koristiti samo za elektronsku poštu, već i za sve ostalo što vas može učiniti efikasnijim.
Ideja je da dobro razmislite o svim zadacima koji se ponavljaju u određenim vremenskim intervalima, te za svaki od njih napravite šablon koji će vam omogućiti da takav zadatak obavite brže. Na primer, kada razgovaramo sa potencijalnim klijentima o načinima na kojima im možemo pomoći, postavljamo im 10-15 pitanja na osnovu kojih možemo realnije sagledati situaciju. Deo pripreme za sastanak jeste i da se ponese dokument sa prethodno otkucanim ovim pitanjima, što će omogućiti da se ne zaboravi neko važno pitanje na samom sastanku, i da se lakše upišu odgovori potencijalnog klijenta.
Kako bi dobili ideje o tome kakve šablone možete napraviti za svoje potrebe, u nastavku vam navodimo neke koje mi koristimo svakodnevno:
- Šablon sa spiskom pitanja za razgovor sa potencijalnim klijentom
- Šablon za pripremu predloga poslovne saradnje
- Šablon za redovno anketiranje klijenata koji sprovodimo jednom godišnje
- Šablon za označavanje različitih registratora
- Šablon za popisivanje IT opreme klijenta
- Šablon za evidenciju kontakt informacija klijenata
- Šablon za izveštaj sa sastanka kod klijenta
Sve navedene šablone je najlakše napraviti u MS Word-u, i kasnije samo dopunjavati aktuelnim informacijama vezano za tekući zadatak.
Šablon predlažemo da pripremite i koristite na sledeći način:
- Identifikujte zadatatak koji se ponavlja periodično
- Odredite sve stvari koje su stalno iste, odnosno koje se ponavljaju svaki put i koje uvek radite iznova
- Pomoću MS Worda, ili nekog drugog programa popišite stvari koje su stalno iste i pokušajte da ih stavite u odgovarajuću formu kao što je tabela ili spisak.
- Snimite ovu formu u okviru foldera Šabloni koji ste prethodno napravili i označite je kao verzija 0.1
- Isprobajte sada šablon na nekom zadatku koji ste već obavili i napravite potrebne korekcije
- Kada ste sigurni da ste sve doterali kako treba, snimite konačnu verziju i označite je sa 1.0, te izbrišite sve prethodne
- Iskoristite šablon prvom sledećom prilikom i budite efikasniji
Pitanje za vas: Da li i vi pravite šablone, te koji su vam najkorisniji? Komentare možete ostaviti na našoj Facebook stranici facebook.com/itpodrska.
Besplatan projekat izvedenog stanja
2BI inženjeri će uraditi besplatan projekat izvedenog stanja za zainteresovane kompanije.