#56: Kako da budete produktivniji (ne) koristeći informacione tehnologije
Svako od nas želi da uradi što više stvari tokom dana. Međutim, kada započne dan, ukoliko nismo pažljivi, lako možemo ući u lavinu poruka elektronske pošte, telefonskih poziva, obaveštenja na Facebook-u i pre nego što smo i svesni toga, kraj radnog dana je tu, a mi nismo uradili dovoljno.
U nastavku vam predlažemo 7 načina koje možete primeniti odmah, a koje vam mogu pomoći da uradite više tokom dana.
1) Korisitite slušalice dok radite
Samo stavljanje slušalica u uši vam može pomoći da se bolje fokusirate na ono što radite. Ukoliko još i izaberete neku muziku koja vam prija, efekat će biti još bolji. Slušalice mogu biti posebno korisne u radnom prostoru gde više zaposenih radi u istoj kancelariji.
2) Ne proveravajte elektronsku poštu pre 10 ujutru
Ovo verovatno izgleda kao nemoguća misija za većinu ljudi. Međutim, ukoliko probate, videćete da nije tako strašno. Kada prvo proverite elektronsku poštu nakon dolaska na posao, ulazite u reaktivni način razmišljanja, jer u našim sandučićima se nalaze obično poruke gde neko traži nešto od nas. Onda počnete da razmišljate šta treba da učinite kako bi odgovorili na ove zahteve, što dovodi do toga da ne stignete da uradite ono što ste planirali za taj dan.
3) Ograničite vreme koje provodite na web-u
Pretraživanje web-a, društvene mreže, obaveštenje o pristiglim porukama elektronske pošte, različita obaveštenja na našem mobilnom telefonu i slično su verovatno najveći potrošači našeg vremena na poslu. Zbog toga, svako jutro najmanje šta treba uraditi jeste da ne otvarate u pretraživačima prozore u kojima su otvoreni Facebook, Twitter i ostale društvene mreže. Ugasite opciju za obaveštavanje o prisitiglim novim porukama u vašem programu za elektronsku poštu. Utišajte mobilni telefon.
4) Korisite kalendar i podelite ga sa kolegama
U svojoj odličnoj knjizi "Ključ za uspeh", Dejvid Alen nas uči da u kalendar stavljamo samo stvari koje moramo da završimo tog dana. Dobar primer za ovo jesu sastanci koji su zakazani u tačno određeno vreme, određenoga dana. Kada popunite kalendar ovakvim obavezama, podelite ga sa kolegama, da bi znali u kom periodu mogu da računaju na vas, a kad niste dostupni. Preporučujemo Google kalendar, ali se mogu koristiti i drugi alati.
5) Koristite program za upravljanje zadacima
Ovde treba napraviti razlika između zaista vrednog korišćenja ovakvih programa u odnosu na prosto popisivanje stvari koje treba da uradimo. Kada koristimo ovakve programe, treba obratiti pažnju na mogućnosti dodeljivanja konteksta određenim zadacima. Konteksti mogu biti kancelarija, prostorije klijenata, naziv projekta u okviru kojeg treba realizovati zadatak i slično. Najveća produktivnost se postiže kada grupišete zadatke na osnovu konteksta. Tako da ako ste recimo za jedan dan planirali da napravite 4 telefonska poziva iz kancelarije, učinite ih jedan za drugim u vreme koje ste predvideli za to.
6) Radite u jednakim vremenskim intervalima bez pauze
Kada stavite slušalice i započnete rad na nekom zadatku, pokušajte do postavite timer ili alarm na svom telefonu na period od 45 ili 60 minuta. Utišajte mobilni telefon, isključite sve notifikacije i radite neprekidno do oglašavanja alarma. Nakon toga napravite pauzu od 10-ak minuta.
7) Upitajte se da li radite na pravi način
Pokušavajući da što pre realizujemo neki zadatak, ne razmišljamo o tome da li stvari radimo na pravi način, te da li možemo da unapredimo način rada. Jedna od stvari koju možete da primenite odmah, a kojoj smo već pisali u okviru ovog bloga jeste pravljenje šablona za zadatke koji se ponavljaju.
Pitanje za vas: Da li vi imate neki predlog koji može pomoći da se uradi više tokom dana? Komentare možete ostaviti na našoj Facebook stranici facebook.com/itpodrska.
Besplatan projekat izvedenog stanja
2BI inženjeri će uraditi besplatan projekat izvedenog stanja za zainteresovane kompanije.