2BI

Koliko puta vam tokom dana zaposleni pošalju neki dokument elektronskom poštom na provjeru? Kada primite dokument, najčešće ga otvorite direktno iz klijenta za elektronsku poštu. Ukoliko kasnije želite ponovo da pogledate dokument, morate pretraživati poštu, eventualno se sjetiti kog datuma vam je poslat i koji zaposleni ga je poslao. Uobičajeno je da se dokument mijenja tokom vremena, tako da nije dovoljno naći dokument, potrebno je naći njegovu poslednju verziju kroz elektronsku poštu. Ovaj proces moguće je organizovati bolje.

Svaki zaposleni na svom računaru ima dokumenta koja su važna za poslovanje. U slučaju otkaza nekog dijela računara, ovi podaci postaju nedostupni do trenutka oporavka, ili trajno izgubljeni ukoliko opravak nije moguć. Na ovaj način ozbiljno se ugrožava poslovanje kompanije.

Dokumenta na svom računaru najčešće snimate na način koji vama odgovara i koji vam omogućava da se brzo snađete kada tražite nešto. Svaki zaposleni ima sopstveni način organizacije čuvanja dokumenata. Ovo postaje problem kada treba pronaći neki dokument na računaru zaposlenog koji je trenutno odsutan. Računar je najčešće ugašen, ili zaštićen lozinkom, ili ne znate gdje je zaposleni sačuvao traženi dokument.

Neka moguća unapređenja podrazumijevaju kupovinu specijalizovanog softvera. U tom slučaju, morate obezbijediti sredstva za kupovinu softvera i za održavanje, što može predstavljati ozbiljnu investiciju.

Način da se izbjegnu prethodne situacije koje čine svakodnevno poslovanje sporim i neefikasnim jeste postojanje jedinstvenog mjesta na kome zaposleni čuvaju podatke, koje je uvjek dostupno, gdje se podaci čuvaju prema jasno definisanoj proceduri koje se svi pridržavaju.